Videokonferenčné systémy predstavujú jediný nástroj pre spoluprácu na diaľku, ktoré poskytuje rovnaké možnosti ako má osobné „face to face“ stretnutie.
Videokonferencia je v súčasnosti už bežný a pravidelne používaný operatívny a moderný spôsob komunikácie, ktorý sa stále častejšie využíva v množstve oborov. Pri videokonferenčnom spojení sa prenáša nie len obraz (video) a zvuk (audio), ale účastníci si počas videokonferencie môžu vymieňať taktiež dáta.
Hlavné výhody videokonferencie:
- Významná úspora času a nákladov a odbúranie rizík spojených s cestovaním
- Možnosť riešiť svoju prácu a schôdzky okamžite z pohodlia svojej kancelárie, z domova alebo na cestách
- Odbúranie potreby mať pracovníkov na jednom mieste, môžu byť efektívnejšie rozmiestnený kdekoľvek
- Zrýchlenie rozhodovacích procesov,reakcií na zmeny v trhovom prostredí
- Okamžité riešenie problémov a krízových situácií prostredníctvom operatívne zvolaných porád
- Efektívnejšia spolupráca v tíme
- Rýchlejšie, kvalitnejšie a efektívnejšie riadenie
- Zodpovedný prístup k životnému prostrediu a k ekológii (zníženie emisií CO2)
Používanie moderných videokonferenčných systémov so sebou prináša zásadnú časť prirodzenej medziľudskej komunikácie, ktorá u iných komunikačných nástrojov, ako je telefón, email, chat, sms alebo bežné webové konferencie, úplne chýba.
Čo tvorí prirodzenú medziľudskú komunikáciu a aké jej zložky poskytuje používanie videokonferencií?
- 55 % správanie a reč tela
- 38 % hlas a jeho intonácia
- Iba 7 % slovný prejav
Výsledkom je, že až 80 % medziľudskej komunikácie je neverbálneho charakteru. Výskumy ukazujú, že ľudia majú tendenciu preceňovať význam slov a stavať ich význam nad ostatné.Bolo by chybou myslieť si, že videokonferencie sú len pre veľké firmy alebo veľké zasadačky. Aj riešenie pre menšie zasadacie miestnosti zaistí najvyššiu kvalitu videokonferencie a pritom si nevyžaduje vysoké náklady ako vybavenie pre väčšie zasadacie miestnosti.