Viete obstarávať IT. Prečo to na obstaranie zasadačky nefunguje

Playbook, ktorý na IT funguje

Potrebujete päťdesiat notebookov. Do zadania napíšete procesor, veľkosť pamäte, typ disku, uhlopriečku a dĺžku záruky. Príde vám päť ponúk, ktoré sa líšia cenou a značkou, a všetky riešia tú istú úlohu rovnakým spôsobom.

Funguje to preto, že notebook je uzavreté zariadenie. Jeho parametre popisujú jeho výkon a ten výkon nezávisí od toho, v ktorej kancelárii stojí. Špecifikácia zariadenia je zároveň špecifikáciou výsledku.

Ten postup je rokmi overený a v IT dáva zmysel.

Prečo na zasadačku nesadne

AV zariadenia nie sú uzavreté. Ich výsledok vzniká až v priestore.

Mikrofón nemá dosah sám o sebe. Určuje ho dĺžka stola, výška stropu, plocha skla na stenách, hluk vzduchotechniky a to, či ľudia hovoria smerom k nemu alebo od neho. Ten istý mikrofón je v jednej miestnosti dobrý a v druhej nepoužiteľný.

Displej nemá správnu uhlopriečku sám o sebe. Určuje ju vzdialenosť najvzdialenejšieho diváka a to, čo sa bude zobrazovať. Tabuľka s číslami má iné nároky než prezentácia s tromi odrážkami. Rolu hrá aj povrch panela, lebo miestnosť s oknami na dvoch stenách potrebuje matný displej bez odrazov.

Kamera nemá správny záber sama o sebe. Závisí od toho, kde ľudia sedia a či sa počas stretnutia hýbu.

Technický list vám preto povie všetko o zariadení a nič o tom, či bude fungovať vo vašej miestnosti.

Z toho plynie druhá vec, ktorá je ešte dôležitejšia. Zoznam zariadení nie je systém. V praxi to vyzerá tak, že IT si vyšpecifikuje konkrétne zariadenia, ale nikto nešpecifikoval, ako majú fungovať dohromady a aká logika je za tým. Chýba topológia, teda nákres, čo je s čím prepojené a čo čo riadi.

Čo z toho plynie pre zadanie

Špecifikácia AV projektu má popísať výsledok v miestnosti. Zariadenia sú odpoveďou na zadanie, nie zadaním.

Výsledok sa dá napísať vetami, ktorým rozumie každý a ktoré sa dajú pri odovzdaní overiť:

• Človeka na konci šesťmetrového stola musí byť počuť na druhej strane hovoru bez toho, aby zvyšoval hlas.
• Vzdialený účastník musí vidieť, kto práve hovorí.
• Hovor musí spustiť ktokoľvek jedným dotykom, bez nastavovania v notebooku.
• Text v prezentácii musí byť čitateľný z posledného radu.

Zoznam zariadení sa overiť nedá, lebo je splnený v okamihu, keď krabice dorazia.

Čo má obsahovať samotný projektový dokument, teda technický popis, výkresy, schému elektroinštalácie a výkaz výmer, rozoberáme podrobne v článku o tom, čo musí obsahovať AV projekt.

Pri jednej jednoduchej miestnosti sa nekreslí nič. Používajú sa schémy od výrobcu zostavy a projektová dokumentácia nevzniká. Platenou položkou sa stáva až pri zložitejších projektoch, kde sa jednotlivé technológie prepájajú medzi sebou.

Body dotyku s IT, ktoré v zadaní chýbajú vždy

Toto je časť, ktorá v AV zadaniach chýba prakticky bez výnimky, a pritom rozhoduje o tom, či sa systém dá v deň inštalácie vôbec oživiť.

Sieť. Koľko portov treba vyčleniť, aký PoE budget je k dispozícii na switchi a či bude AV v podnikovej sieti alebo na vyhradenom segmente. Rozhodovanie o tom rozoberáme v článku o tom, kedy AV patrí do podnikovej siete.

Identita a kontá. Kto vytvorí kontá pre zariadenia, ako sa autentifikujú a či majú vlastné lokálne účty alebo sú napojené na podnikovú identitu.

Kalendár. Ak má miestnosť rezervačný panel, musí čítať firemný kalendár. To je bod, kde sa AV dotýka firemných systémov.

Firewall. Videokonferenčné zariadenia potrebujú otvorené porty smerom von aj dnu. Bez toho sa nespoja s platformou.

Kto a kedy. Kto z IT bude k dispozícii pri oživovaní systému a v akom termíne. Celá deľba je v článku o deľbe zodpovednosti medzi IT oddelením a AV integrátorom.

Čo sa pýtať, keď ponuky nie sú porovnateľné

Keď je zadaním zoznam zariadení, dostanete ponuky na rôzne riešenia toho istého problému. Porovnávať ich podľa ceny za kus znamená porovnávať dve rôzne veci. Týchto päť otázok vráti porovnanie do reality.

1. Čo v tejto ponuke nie je? Kabeláž, konštrukcie a držiaky, zákres do stavby, programovanie riadenia, zaškolenie obsluhy, dokumentácia. Ponuka, ktorá tieto položky neuvádza, ich buď nerieši, alebo ich doúčtuje.
2. Prečo je zariadení práve toľko? Vyšší počet kusov nie je argument. Ani nižší. Odpoveď má vychádzať z priestoru, nie z katalógu.
3. Ktoré položky závisia od našej miestnosti a ktoré sú katalógové? Dodávateľ, ktorý ten rozdiel vie pomenovať, priestor videl. Kto ho nevie, vybral zostavu podľa počtu ľudí.
4. Ako pri odovzdaní overíme, že je splnené to, čo sme si objednali? Ak sa na to nedá odpovedať, zadanie popisuje zariadenia, nie výsledok.
5. Čo sa stane, ak sa počas realizácie zistí, že priestor si vyžaduje inú konfiguráciu? Odpoveď na to patrí do zmluvy, nie do dohadovania po tom, čo sa to stane.

Dodávateľ, ktorý na tieto otázky odpovedá konkrétne a s odkazom na vašu miestnosť, vám dáva podklad na rozhodnutie. Dodávateľ, ktorý odpovedá katalógom, vám dáva dôvod pýtať sa ďalej.

Časté otázky

Prečo nestačí špecifikovať AV projekt zoznamom zariadení? Výsledok AV zariadenia závisí od miestnosti, v ktorej stojí. Ten istý mikrofón je pri krátkom stole v tichej miestnosti dobrý a pri dlhom stole so sklom a hlučnou vzduchotechnikou nepoužiteľný. Technický list popisuje zariadenie a nepovie, či bude fungovať vo vašom priestore. Špecifikácia má preto popisovať výsledok v miestnosti a zariadenia sú odpoveďou na ňu.

Čo má obsahovať zadanie na AV projekt? Popis miestnosti vrátane rozmerov, výšky stropu, materiálov, plochy skla a hlučnosti vzduchotechniky. Scenáre používania a informáciu o tom, kto bude systém obsluhovať. Očakávaný výsledok formulovaný tak, aby sa dal pri odovzdaní overiť. A body dotyku s IT, teda sieť, kontá a identitu, kalendár a firewall.

Prečo je zoznam zariadení málo, keď sú zariadenia dobré? Lebo chýba topológia, teda nákres, čo je s čím prepojené a čo čo riadi. Bez nej sa nedá zistiť, či zariadenia z ponuky vôbec fungujú spolu, čo sa stane pri výpadku jedného prvku a ako sa systém dá neskôr rozšíriť. Kvalita jednotlivých kusov to nenahradí.

Ako porovnať dve AV ponuky s rôznym počtom položiek? Podľa výsledku, nie podľa kusovníka. Ak zadanie popisuje výsledok v miestnosti, každá ponuka musí povedať, ako ho dosiahne, a to sa porovnať dá. Zároveň sa treba pýtať na položky, ktoré v ponuke nie sú, teda kabeláž, konštrukcie, zákres do stavby, programovanie, zaškolenie a dokumentáciu.

Potrebujeme projektovú dokumentáciu aj pri jednej zasadačke? Pri jednoduchej miestnosti nie. Používajú sa schémy od výrobcu zostavy a nekreslí sa nič. Projektová dokumentácia vzniká pri zložitejších projektoch, kde sa jednotlivé technológie prepájajú medzi sebou, a je platenou položkou projektu.

Čo sa v AV zadaniach zabúda najčastejšie? Body dotyku s IT. Koľko portov a aký PoE budget treba vyčleniť, kto vytvorí kontá pre zariadenia, ako sa autentifikujú, či rezervačný panel číta firemný kalendár, ktoré porty musí otvoriť firewall a kto z IT bude k dispozícii pri oživovaní. Bez týchto informácií sa systém v deň inštalácie nedá spustiť.

Ďalší krok

Ak pripravujete zadanie na AV projekt a neviete, čo do neho patrí, začnite obhliadkou priestoru. Napíšte nám na mediatech@mediatech.sk alebo zavolajte na +421 2 20 999 700 a povedzte, o akú miestnosť ide a v akej je fáze.