AV technológie pod správou IT oddelenia

Prečo sa AV ocitlo pod IT

Videokonferenčný systém sa dnes registruje do cloudovej platformy, teda do Microsoft Teams, Zoom alebo Google Meet, a bez firemného konta sa nespustí. Dotykový panel riadi zariadenia po sieti a rezervačný panel na dverách číta firemný kalendár. Časť zariadení sa napája cez PoE, takže závisí od switcha a bezdrôtová prezentácia púšťa cudzí notebook do vášho prostredia.

Facility management toto obsluhovať nevie, lebo je to sieťová infraštruktúra, ktorá zhodou okolností vydáva zvuk a obraz. Preto pripadla IT, a je to logické.

Zdedila sa ale len jedna polovica. Tá druhá, teda znalosť, prečo je systém postavený tak, ako je, k nikomu neprešla. Ostala AV integrátorovi.

Čo ste zdedili a čo k tomu nedostali

Zodpovednosť prešla. Dokumentácia neprešla nikam.

IT oddelenie spravidla dostane miestnosti, ktoré nekupovalo, nešpecifikovalo a nikdy k nim nedostalo zoznam. Nevie, čo v nich je pripojené do siete, na akom firmvéri to beží, čím je to riadené a čo sa stane, keď jeden prvok vypadne.

Prejaví sa to v troch okamihoch a ani jeden z nich nie je deň prevzatia.

Pri prvej poruche. Bez topológie, teda bez nákresu, čo je s čím prepojené a čo čo riadi, sa nedá určiť, či je problém v zariadení, v signálovej ceste alebo v sieti.

Pri rozširovaní. Keď pribudne miestnosť, treba vedieť, či sa napojí na existujúci systém alebo bude stáť sama. To rozhodnutie sa nedá spraviť naslepo.

Pri zmene v prostredí. Zmení sa politika hesiel a panely sa odhlásia. Prevezme sa firemný kalendár a rezervácia prestane fungovať. Upraví sa segmentácia siete a zariadenia zmiznú. AV vrstva žije ďalej aj vtedy, keď sa jej nikto nedotkne. Ktoré zariadenia patria do podnikovej siete a ktoré majú bežať oddelene, rozoberáme v článku o tom, kedy AV patrí do podnikovej siete a kedy má bežať oddelene.

Dve inžinierstvá, dva rôzne ciele

IT a AV sú dve disciplíny a každá optimalizuje inú vec.

IT optimalizuje naprieč firmou. Bezpečnosť, dostupnosť, štandardizáciu a spravovateľnosť. Dobré riešenie je také, ktoré sa dá nasadiť rovnako v Bratislave aj v pobočke, spravovať na diaľku a zaradiť do existujúcich procesov. Jednotnosť je cnosť.

AV optimalizuje v jednej konkrétnej miestnosti. Zrozumiteľnosť reči, výhľady na obraz, jednoduchosť ovládania. Dobré riešenie je také, ktoré funguje v tomto priestore, s týmto stropom, s týmto sklom a s týmto stolom. Jednotnosť je tu obmedzenie, s ktorým treba pracovať.

Preto je rozdiel vidieť až na konkrétnych rozhodnutiach. Aby bolo počuť človeka na konci šesťmetrového stola bez toho, aby zvyšoval hlas, rozhoduje umiestnenie mikrofónu a spracovanie signálu, typ zariadenia až po nich. Aby technika nebola na stole vidieť, presunie sa mikrofónne pole do stropu, čo je rozhodnutie, ktoré padá pred tým, než sa strop zavrie. Aby bola v prezentácii čitateľná tabuľka z posledného radu, dimenzuje sa displej podľa vzdialenosti najvzdialenejšieho diváka a volí sa panel s matným povrchom bez odrazov od okien.

Toto je vrstva, ktorú od IT oddelenia nikto nečaká. Je to dôvod, prečo AV projekt vlastní integrátor, a nie je to výhrada voči nikomu.

Kde sa spolupráca v praxi láme

Láme sa na tom, že AV nie je vo firme vlastnená agenda. So schopnosťami ani s ochotou ľudí to nesúvisí.

IT oddelenie ju dostalo do správy, ale nepovažuje ju za svoju profesijnú doménu. Facility management ju už nemá. Nikto ju nemá v cieľoch. Z toho plynú štyri následky, ktoré sa opakujú.

Na projekt ide ten, kto má práve čas. Keď agenda nemá váhu, nedostane seniora. Ukazuje to, čomu firma prisúdila dôležitosť. S kvalitou konkrétneho človeka to nesúvisí.

Prostredie nie je pripravené v deň inštalácie. Dátové zásuvky nie sú oživené, na switchi chýba PoE budget, kontá pre zariadenia nie sú vytvorené, firewall blokuje porty, ktoré videokonferencia potrebuje otvorené. Nikto to nezanedbal zámerne. Nikomu to nepatrilo.

Predstava vzniká skôr, než príde odborník. IT si často vyberie konkrétne zariadenie v e-shope a s tou predstavou osloví integrátora. Zariadenia sú vybrané, ale nikto nešpecifikoval, ako majú fungovať ako systém. Chýba topológia.

Náklad nemá kam ísť. Keď je cena dohodnutá v tendri, čas, ktorý sa stratí čakaním na nepripravené prostredie, sa už nikam nedopíše, takže ho zaplatí dodávateľ z marže alebo projekt posunutým termínom.

Doučiť IT oddelenie audiovizuálnu techniku nepomôže. Dohodnite vopred, kto čo pripraví a kedy, a napíšte to. Ak riešite jednu miestnosť s hotovou zostavou, ktorá sa pripája priamo do podnikovej siete, väčšina tohto článku sa vás netýka. Vystačíte si s jedným telefonátom.

Štyri veci, ktoré treba vyriešiť

Toto sú otázky, ktoré si IT manažér s AV agendou kladie. Ku každej existuje podrobnejší text.

1. Kde končí naša zodpovednosť a začína dodávateľova. IT drží sieť, porty, PoE budget, kontá a nastavenie platformy. Integrátor drží návrh systému a jeho oživenie. Medzi tým je pás, kde jedno bez druhého nefunguje. Celú mapu aj kalendár koordinácie rozoberáme v článku o deľbe zodpovednosti medzi IT oddelením a AV integrátorom.

2. Ako to sadne na našu sieť. Nie všetko z AV ide po sieti a to, čo ide, nemá vždy patriť do podnikovej. Jednotlivá miestnosť sa pripája priamo, viac zariadení dostáva vyhradenú VLAN, veľký systém so sieťovým zvukom beží mimo vášho switcha. Podrobne v článku o tom, kedy AV patrí do podnikovej siete.

3. Ako to špecifikovať a obstarať. Kusovník zariadení nie je špecifikácia systému. Obsah samotného projektového dokumentu rozoberáme v článku o tom, čo musí obsahovať AV projekt. Nákupnú logiku a spôsob formulácie zadania tak, aby sa ponuky dali reálne porovnať, rozoberáme v článku Viete obstarávať IT. Prečo to na obstaranie zasadačky nefunguje.

4. Kedy do toho vstúpiť, keď sa stavia. Ak AV vrstva vzniká spolu so stavbou alebo rekonštrukciou, pribúda druhý švík, tentoraz s architektom a projektantom elektroinštalácie. Kalendár rozhodnutí je v článku o koordinácii AV v stavebnom projekte.

Ak ešte len vyberáte, aký typ miestnosti potrebujete, začnite prehľadom typov meeting room.

Päť otázok pred ďalším AV projektom

Tieto otázky položte každému dodávateľovi ešte pred zadaním. Odpovede rozdelia pole rýchlejšie než porovnanie cien.

1. Kto nakreslí topológiu systému a je dokumentácia súčasťou dodávky? Odpoveď „to doriešime pri inštalácii“ znamená, že zatiaľ existuje zoznam zariadení, nie systém.

2. Čo od nás potrebujete zo siete a kedy nám to dáte písomne? Dodávateľ, ktorý to vie povedať vopred, projektuje. Kto to zistí v deň montáže, improvizuje, takže odklad platíte vy.

3. Podľa čoho ste dimenzovali návrh pre túto konkrétnu miestnosť? V odpovedi majú byť rozmery priestoru. Ak nie sú, návrh sa nerobil, len sa vyberalo z katalógu.

4. Ako sa systém ovláda, keď do miestnosti vojde človek, ktorý ho nikdy nevidel? Jednoduchosť je výsledok programovania, nie vlastnosť zariadenia.

5. Kto ručí za výsledok v miestnosti, keď techniku montuje iný dodávateľ? Pri stavbe a rekonštrukcii je to bežná situácia a odpoveď musí existovať pred podpisom.

Časté otázky

Prečo AV technológie prechádzajú pod IT oddelenie? Zariadenia v zasadačkách sú dnes sieťové. Videokonferenčný systém sa registruje do cloudovej platformy, dotykový panel riadi ostatné zariadenia po sieti, rezervačný panel číta firemný kalendár a časť techniky sa napája cez PoE. Facility management takú vrstvu spravovať nevie, lebo to už nie je technika na stene. Preto pripadla IT.

Musí sa IT oddelenie naučiť audiovizuálnu techniku? Nie. Prienik medzi IT a AV je úzky a týka sa siete, kont a identity, kabeláže a firemného kalendára. Akustika, rozmiestnenie mikrofónov, dimenzovanie obrazu a logika ovládania sú samostatná inžinierska disciplína, ktorú vlastní integrátor. Od IT sa očakáva pripravené prostredie a dostupnosť pri oživovaní, nie znalosť návrhu miestnosti.

Prečo sa AV inštalácie predlžujú? Najčastejšie preto, že prostredie nie je pripravené. Neoživené dátové zásuvky, chýbajúci PoE budget na switchi, nevytvorené kontá pre zariadenia alebo firewall blokujúci potrebné porty. Nie je to zanedbanie, je to dôsledok toho, že AV agendu vo firme nikto nevlastní. Všetky tieto body sa dajú prejsť na papieri vopred.

Čo je topológia AV systému a prečo ju IT potrebuje? Nákres, čo je s čím prepojené a čo čo riadi. Ktorý signál kadiaľ tečie, kde sa spracúva zvuk, čo ovláda dotykový panel a čo sa stane pri výpadku prvku. Bez nej sa nedá určiť príčina poruchy ani rozhodnúť, či sa nová miestnosť napojí na existujúci systém. Zoznam zariadení topológiu nenahrádza.

Kto by mal byť za AV projekt vo firme zodpovedný? Musí to byť menovaný človek s právomocou, nie oddelenie všeobecne. V praxi býva problém tam, kde kontá a povolenia pripravuje korporátne IT zo zahraničia a lokálne IT má okresané právomoci. Integrátor potom komunikuje s človekom, ktorý problém vidí, ale nerozhoduje o ňom. Na začiatku projektu treba zistiť, kto reálne drží ktoré právomoci.

Kedy stačí AV projekt vybaviť bez koordinácie? Pri jednej miestnosti s hotovou zostavou, ktorá sa pripája priamo do podnikovej siete. Vtedy je celá súčinnosť otázkou jedného telefonátu a písomného zoznamu sieťových požiadaviek. Koordinácia sa oplatí od chvíle, keď je miestností viac alebo keď sa systém hlbšie zapája do siete a firemnej identity.

Ďalší krok

Ak vám AV agenda pribudla do správy a pripravujete projekt, prejdeme s vami rozdelenie zodpovednosti ešte pred zadaním. Napíšte nám na mediatech@mediatech.sk alebo zavolajte na +421 2 20 999 700 a povedzte, koľko miestností riešite a v akej sú fáze.